Esignature
_________________________________________________
Юридическая сила оцифрованной рукописной подписи в электронном документе
Разъяснение законности графической подписи сделанной своей стилусом в электронном документе
Существует три вида электронных подписей, регулируемых Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 14.07.2022) «Об электронной подписи», имеющих разную юридическую силу и, в зависимости от этого, применяемые в разных случаях.
Используя наше оборудование и программное обеспечение электронный документ будет подписан двумя юридически сильными подписями:
1. Простая электронная подпись
Собственноручная подпись в электронном документе попадает под термин простая электронная подпись.
Электронная подпись: информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
П. 2 ст. 160 ГК разрешает использовать аналоги собственноручных подписей (факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи ). Способы подписания определяются по соглашению сторон.
Однако, рукописная подпись в электронных документах, сделанная с применением данного специального программного обеспечения и планшетов, является гораздо убедительнее факсимиле, так как не скопирована, а создана собственноручно непосредственно в документе в момент заключения договора, соглашения, подтверждения произошедшего события, с применением электронных средств и не подвержена копированию.
Судебных прецендентов крайне мало. В качестве подтверждающего примера смотрите постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2014 N 01АП-7936/13.
Ссылка на постановление ААСВерификация (возможность определить подписавшегося)
Рукописная подпись, сделанная на планшете, позволяет определить подписавшегося. Проверка подписи может быть сделана экспертом почерковедом, точно также, как и обычная подпись на бумаге.
Биометрические данные подписи на данных планшетах соответствуют стандарту ISO/IEC 19794-7. Он же ГОСТ Р ИСО/МЭК 19794-7-2017.
Подробнее о экспертизе рукописной электронной подписиЛегитимность рукописной подписи в электронном документе
В судебном процессе любые подписи, и бумажные и электронные, подлежат проверке. С точки зрения суда РФ, при проверке подлинности, существует следующая непреложная мантра: чем надёжней, тем доказательней. Данная подпись является более доказательнее и совершеннее, чем её аналог исполненный на бумаге
Ввиду неурегулированности данного вопроса в российском законодательстве мы допускаем, что использование графического планшета при подписании документов собственноручно с помощью стилуса может считаться применением простой электронной подписи (ч. 2 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
2. Неквалифицированная электронная подпись
Одновременно документ, помимо рукописной подписью, подписывается сертификатом электронной цифровой подписи (ЭЦП). От квалифицированной данная электронная подпись отличается тем, что может выдаваться не аккредитованным удостоверяющим центром.
Подпись соответствует требованиям закона, так как:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи
- создается с использованием средств электронной подписи
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Наше программное обеспечение является СКЗИ (средство криптографической защиты информации) и позволяет подписать документ сертификатом квалифицированной ЭП, и в таком случае подпись считалась бы квалифицированной ЭЦП, но, так как мы не являемся удостоверяющим центром, а также программное обеспечение зарубежного производства, то данная подпись попадает под термин неквалифицированная ЭЦП.
Вывод
Информация в электронной форме, подписанная рукописной электронной подписью, признается электронным документом равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Приравнивается к подписи на бумаге.
Что можно подписать рукописной электронной подписью
Подписать можно почти все документы:
Договора и дополнительные соглашения к ним, Все первичные документы — акты, накладные, авансовые отчеты, акты сверок, путевые листы.
ПКО, РКО, лист кассовой книги и другие кассовые документы
Кадровые документы (только для сотрудников), кроме приказа на увольнение
Акты оказания услуг и выполненных работ.
Соглашения и согласия о применении.
О допустимости применения НЭП говорится в письмах:
Минфина от 21.09.2016 № 03-03-06/1/55073 и от 20.08.15 № 03-03-06/2/48232
ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489
Указание Банка России.
В указании Банка России от 11.03.2014 N 3210 — Если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы могут оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи. Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации.
Договора с партнерами, контрагентами и физическими лицами.
Необходимо дополнительное соглашение.
Дополнительно участники ЭДО (электронного документооборота) должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Его требуется подписать один раз.
Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Ссылка на пример соглашения ЭДО
Что нельзя подписать
Документы, требующие государственной регистрации или нотариального заверения.
Купить квартиру не получится, подписав договор данной подписью. Сдать НДС в ИФНС тоже. Потребуется подпись квалифицированная ЭЦП.
Трудовое законодательство также запрещает использование любых электронных подписей при технике безопасности и упоминании инструктажа «ОТиПБ».
Счета-фактуры и универсальные передаточные документы
Налоговую и бухгалтерскую отчетность
Заявления на регистрацию ООО и ИП, внесение изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП
Трудовой договор и другие кадровые документы (работодатель обязан подписывать КЭП)
Акт о несчастном случае на производстве
Приказ об увольнении
Для медицинских организаций.
Вероятно нельзя подписать информированное добровольное согласие. Пациент может подписать ИДС либо на бумаге, либо квалифицированной электронной подписью (USB токен), либо простой электронной подписью (рукописной) через ЕСИА (портал госуслуг).
Для врача либо КЭП либо бумага.
Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 12.11.2021 № 1051н
Ссылка на приказ министерства… либо с помощью подтверждения сведений, представленных заявителем путем использования индивидуальных средств коммуникации заявителя.
Последнее слово и то, как трактовать последние строчки из закона, решать клинике.
Внимание
Следует различать понятия юридическая сила подписи и документа. Сам по себе документ не будет обладать юридической силой, если его содержание не соответствует юридическим требованиям, чем бы вы его не подписали. Например отсутствие реквизитов или предмета, сути договора.
Полезная информация
КОНСУЛЬТАЦИЯ