Использование графической электронной подписи в торговых и промышленных организациях

Использование электронных подписей быстро становится нормой в деловом мире. Если вы управляете небольшой компанией и еще не позволяете клиентам подписывать документы в электронном виде, вы почти наверняка потеряете в продажах и доходах.

Электронные подписи являются недорогой и эффективной альтернативой собственноручным подписям на бумаге.

Подпись договоров рукописной электронной подписью в организации

Подписание предложения, контракта или предложения вручную занимает много времени как с точки зрения создателя документа, так и с точки зрения получателя, и требует многочисленных экземпляров печати, собственноручной подписи и сканирования.

Независимо от того, управляете ли вы небольшой независимой компанией или многонациональным предприятием, электронные подписи могут изменить ваши рабочие процессы к лучшему.

Создайте электронный документооборот. Ваша работа ускорится

Оцифровка процесса подписания позволяет организациям утверждать документы от клиентов или сотрудников в любом месте и на любом устройстве, не печатая ни единого листа бумаги.

Большинство ваших клиентов будут очень заняты. И документ может потребовать одобрения нескольких лиц, принимающих решения в организации. Это означает, что всегда существует вероятность того, что второстепенные документы будут отложены в сторону и даже забыты, особенно если для их заполнения обработки требуется много времени.

Устранение необходимости вручную печатать, подписывать и сканировать деловые документы снижает трудности в процессе утверждения. Получатели с гораздо большей вероятностью подпишут контракт или предложение, если для добавления подписи требуется двадцать секунд, а не двадцать минут.

Вы будете экономить часы рабочего времени сотрудников каждую неделю

Время, потраченное сотрудниками впустую, равносильно упущенной выгоде. Позволяя вашей команде утверждать документы в несколько раз быстрее, чем обычно, вы освобождаете их, чтобы они могли сосредоточиться на других важных задачах.

Когда речь идет о таких отделах, как продажи и маркетинг, которые непосредственно отвечают за привлечение новых лидов и клиентов, это может оказать заметное влияние на вашу прибыль.

Использование планшета подписи Delta на кассе.

Бухгалтерия завода по переработке металлолома использует их в своих кассовых залах различных филиалов удаленно – по локальной сети. Клиенты подписывают кассовые документы и получают деньги в кассе без ожидания распечатывания документов и без личной подписи бухгалтера.

Отчётность собирается в 1С на сервере предприятия.

Вы значительно сократите расходы на хранение

бумажный архив

Предоставление бумажных документов, таких как предложения, контракты и счета-фактуры, часто ежедневно, обходится дорого. Шкаф для документов, на заполнение которого может уйти не более нескольких месяцев, занимает место в офисе с дорогой арендой.

Кроме того, существуют расходы, связанные с бумагой, оборудованием, таким как принтеры и копировальные аппараты, и картриджами к ним.

Электронные подписи позволяют безопасно хранить копии документов в облаке, уменьшая или даже полностью устраняя потребность в физическом пространстве для хранения.

Ваши документы будут в большей безопасности

Хранение документов на месте сопряжено со многими рисками. Важные бумажные папки (которые обычно содержат конфиденциальные данные клиента) уязвимы для кражи или случайной потери. Непредвиденные события, такие как пожары, изъятие государственными органами, наводнения и стихийные бедствия, также могут нанести необратимый ущерб.

безопасность хранения электронной подписи

Документы с электронной подписью можно безопасно хранить в облаке в формате PDF. Большинство поставщиков онлайн-хранилищ предлагают шифрование и безопасность военного уровня.

Кроме того, у вас будет полный контроль над разрешениями сотрудников и настройками аутентификации, а также вы сможете точно контролировать, какие члены вашей команды имеют доступ к конфиденциальным файлам.

Регулярные резервные копии также обеспечивают защиту данных, если вы случайно удалите документ или серверы хранения будут повреждены.

Наконец, подписи в электронных документах обычно гораздо проще проверить, чем сделанные на бумаге.

Вывод

Использование электронных подписей — один из самых простых способов для малого и среднего бизнеса сократить потери, увеличить доход и сэкономить время сотрудников. Поскольку электронные подписи становятся все более распространенным явлением, очень важно не остаться в стороне.

КОНСУЛЬТАЦИЯ